COPROPRIÉTÉ : peut-on faire des assemblées générales en visioconférence ?

Une assemblée générale est un meeting important qui est présent dans n’importe quel domaine, y compris celui de l’immobilier. C’est au cours de ces réunions que se prennent toutes les décisions. Cela prouve à quel point votre présence physique est indispensable pour son bon déroulement. Cependant, « une situation particulière requiert des mesures particulières », et c’est le cas du coronavirus. Tous les regroupements sont interdits depuis cette situation sanitaire, d’où l’idée « des assemblées générales des copropriétés en visioconférence ». Cet article vous dévoilera ce sujet dans le moindre détail pour que vous puissiez bien organiser le vôtre.

Comment se déroule une assemblée générale de copropriétaires ?

Une copropriété est ce qui définit le mieux un bien régi par plusieurs collaborateurs. Chaque collaborateur possède des droits égaux sur ce bien. Une assemblée générale est une réunion pendant laquelle, ils discutent de l’avenir de leur propriété.

Maintenant où tout contact humain est proscrit, c’est l’heure de faire appel au décret 2019-650 du 27 juin 2019. Plus connu sous le nom de loi Elan, ce décret autorise les assemblées générales en visioconférence. À condition d’assurer l’identité de chaque collaborateur qui souhaite y assister. De plus, ces derniers sont tenus d’informer le syndic trois jours avant l’assemblée générale au plus tard.

Pour les personnes qui ne pourront pas être présentes, deux choix possibles s’offrent à eux. La première possibilité serait de laisser leurs représentants se connecter à leur place. Ces derniers détiennent le même pouvoir que leurs commanditaires et parlent en leurs noms. La deuxième serait d’avoir recours au vote par correspondance. Cela permet à un collaborateur absent de voter.

Les acteurs d’une assemblée générale en visioconférence

Comme nous l’avons mentionné en haut, l’identité des participants d’une assemblée générale doit être claire et précise. Mais vous pouvez les regrouper en plusieurs catégories.

  • Les copropriétaires

Les copropriétaires sont les premiers concernés par une assemblée générale. L’assemblée générale est nulle et non avenue, si l’un des copropriétaires n’est pas au courant de l’assemblée générale. Autrement dit, s’il n’a pas reçu de missive lui informant de ce fait.

  • Les mandataires ou remplaçants

Un mandataire est une personne qui est en dehors de la copropriété en question. Il peut s’agir d’un ami, d’un voisin ou d’un locataire de l’immeuble. En aucun cas, le conjoint ou le partenaire pacsé, un syndic, et un préposé ne peuvent avoir ce titre. Les mandataires entrent en action quand un copropriétaire quitte brusquement l’assemblée pour une raison particulière. Son rôle est de jouer au secrétaire. Autrement dit, il prendra note du déroulement de l’assemblée, afin de faire un débriefing à la personne qu’il remplace. De plus, ils veillent à ce que le secrétaire de la séance retranscrive votre départ ainsi que votre départ. En dépit de cela, la responsabilité des mandataires est restreinte. En effet, ils ne servent généralement qu’à voter à la place du copropriétaire.

  • Les autres participants

Les deux statuts en haut sont les seuls membres indispensables dans une assemblée générale. Cela n’empêche pourtant pas les membres d’une famille d’y prendre part. Sauf qu’ils ne doivent intervenir sous aucun prétexte. Ils demeurent assis et restent silencieux. Ce n’est pas rare qu’un avocat soit aussi présent dans la salle de réunion, mais il sera aussi passif.

En un mot, tout le monde peut participer à une assemblée générale de copropriété, mais ils ne doivent rien exprimer.

Les règles d’une assemblée générale en visioconférence

Comme tous travaux d’entreprise, des règles régissent une assemblée générale en visioconférence. Ces règles sont :

  • Le copropriétaire qui a demandé l’assemblée générale s’occupe de l’organisation du début jusqu’à la fin. Il envoie la missive qui désigne la date et l’heure de la réunion aux différents collaborateurs. N’oubliez pas de mentionner par quel moyen se fera l’assemblée (Skype, Zoom, téléphone, Facetime). Ces dispositifs doivent permettre la retransmission continue et simultanée de l’intégralité de l’assemblée. Les frais sont aussi à sa charge. Un passage de la loi Elan est là pour l’affirmer. Il stipule que : « L’assemblée générale décide des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ».
  • L’assemblée générale doit d’abord accepter les dispositifs mis en place pour que la visioconférence ait lieu. Si jamais un des participants désapprouve cela, le demandeur de la séance devra trouver un autre moyen. Un moyen qui aura l’unanimité de tous les collaborateurs. Une fois qu’ils donnent le feu vert, l’assemblée générale en visioconférence peut avoir lieu.
  • Une demande d’audience auprès des syndicats. Ce sont ceux qui prennent le relais. Ils ont pour mission de certifier l’identité des participants de l’assemblée générale en visioconférence. Les syndicats mettent aussi en place les outils de communication pour la séance. Des instruments que le copropriétaire commanditaire a préalablement loués ou payés.

Éviter les incidents techniques

Une visioconférence peut être défaillante dans certaines situations. Une panne de courant, par exemple, elle interrompt de façon inattendue l’assemblée générale. Or cela va à l’encontre de la première règle qui stipule que la retransmission doit être en direct et sans interruption. Ou encore au moment de se connecter, la plateforme refuse l’accès à un certain nombre de participants. La raison ? De nombreuses personnes se sont connectées simultanément, bloquant ainsi la connexion des autres.

Des spécialistes nous donnent des solutions qu’ils envisagent face à ces problèmes. Une personne a déclaré que le moyen le plus sûr serait que chacun possède un générateur. Afin de relier sa source d’alimentation à ce dernier avant même de commencer la réunion. De cette façon si une coupure de courant se manifeste, le générateur s’allumera tout de suite.

Une autre personne conseillerait de répartir l’heure d’entrée des collaborateurs. L’objectif étant que chaque participant y ait accès. Vous souvenez-vous de l’invitation sollicitant la présence des collaborateurs à une assemblée générale de copropriétaires ? En plus d’y évoquer l’heure et la plateforme employée, mettez aussi l’heure à laquelle chacun devrait s’y connecter. Bref, il faut être méthodique et organisé pour résoudre les problèmes d’accès.

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